Внедрение кадрового электронного документооборота

Честная арифметика на три года, 200 сотрудников. Подписные сервисы берут 300–1 400 ₽ за работника в год в зависимости от вида подписи и численности. Возьмём середину — 700 ₽ в год.

Коробка: 200 × 700 × 3 года = 420 000 ₽ подписки, плюс внедрение — единственная опубликованная на рынке цена составляет 360 000 ₽. Итого около 780 000 ₽. На вашей 1С: лицензия Кабинета сотрудника 28 ₽ в месяц за человека — 200 × 336 × 3 = 201 600 ₽, плюс наше внедрение от 240 000 ₽. Итого около 440 000 ₽.

Разница — порядка 340 000 ₽ за три года, и дальше она растёт: подписка идёт каждый год, внедрение оплачено один раз. И обратная сторона: при штате 30–50 человек всё наоборот — подписка обойдётся в десятки тысяч в год, а внедрение в сотни тысяч разово. Тогда дешевле коробка, и мы так и скажем.

• Настройка 1С:Кабинета сотрудника.
  Личный кабинет работника: заявления, приказы, расчётные листки, справки, ознакомление с локальными нормативными актами.
• Маршруты согласования.
  Кто согласует отпуск, кто подписывает приказ, что делать при отсутствии согласующего. Настраиваем под вашу структуру, а не под шаблон вендора.
• Подписи работников.
  Выпуск и привязка УНЭП, вариант с Госключом, разграничение потоков: что подписывается неквалифицированной подписью, а что требует квалифицированной.
• Кадровые процессы.
  Приём, отпуска, командировки, переводы, увольнение, ознакомление с ЛНА — в том объёме, который вы переводите в электронный вид.
• Перевод бумажного архива.
  Существующие документы: сканирование, распознавание, привязка к сотрудникам, поиск по реквизитам.
• Онбординг сотрудников.
  Инструкции, рассылка, поддержка первых недель — чтобы подписывали не десять человек из ста, а все.

УНЭП можно выпустить в вашей системе или получить через Госключ. Но часть документов закон выделяет отдельно: трудовой договор и изменения к нему, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ об увольнении и ряд других требуют усиленной квалифицированной подписи со стороны работника либо остаются на бумаге.

На внедрении мы разделяем поток: что уходит в электронный вид полностью, что подписывается УКЭП, а что сознательно остаётся бумажным. Юридическую квалификацию каждого вида документа подтверждает ваш кадровый и юридический блок — мы настраиваем систему под принятое ими решение, а не решаем за них.

Что оплачивается отдельно и без нашей наценки: лицензии 1С и 1С:Кабинета сотрудника, выпуск подписей, если вы выбираете внешний удостоверяющий центр. Мы берём только за работы.

Почему дешевле рынка. Единственная опубликованная цена внедрения — 360 000 ₽, поддержка там же стоит 6 000–6 500 ₽ за час, у другого вендора старт работ — 4 000 ₽ за час. Настройку маршрутов, доработку форм, обмен и отчёты мы делаем с ИИ примерно вчетверо быстрее, и эта экономия заложена в цену. Обследование кадровых процессов, обучение кадровиков и онбординг работников ИИ не ускоряет — они считаются по обычной ставке.

1. Обследование — 3–5 дней.
   Смотрим, какие кадровые процессы есть, что уже в 1С, что на бумаге, сколько сотрудников и где они находятся. Итог — состав работ и смета.
2. Документы перехода — на вашей стороне, мы сопровождаем.
   Положение о КЭДО, уведомление работников, согласия, приказ о переходе. Готовит кадровая и юридическая служба; мы даём перечень и структуру, но не подменяем юриста.
3. Настройка системы — 2–4 недели.
   Кабинет сотрудника, маршруты, виды документов, права доступа, подписи.
4. Пилотная группа.
   Один отдел проходит цикл целиком: заявление, согласование, подпись, хранение. Ошибки ловим здесь, а не на всей компании.
5. Онбординг и запуск.
   Подключение остальных, инструкции, поддержка первых недель. Считаем процент реально подключившихся — это и есть критерий, что проект удался.

Подробнее о том, как устроена работа, — на странице этапов реализации.

Скажем прямо: «переведём всех за две недели» мы не обещаем. Скорость перехода определяют не настройки, а люди: часть сотрудников не пользуется смартфоном, часть откажется — это их право по закону. Для них бумажный контур остаётся, и это нормальная часть проекта, а не провал.