Автоматизация закупок и управление поставщиками

• Потребность и заявка.
  Инициатор заводит заявку, система собирает потребности подразделений в консолидированный план и не даёт закупать то, что уже лежит на складе.
• Согласование по маршруту.
  Маршрут зависит от суммы, категории и центра затрат. Кто согласовал, когда и с какими комментариями — фиксируется и не теряется.
• Выбор поставщика.
  Запрос предложений, тендер, аукцион или закупка у единственного поставщика. Предложения сравниваются в одной таблице по цене, сроку и условиям, а не в переписке.
• Портал поставщика.
  Поставщик сам подаёт предложение, загружает документы, видит статус заявки и историю расчётов — вместо звонков вашему закупщику.
• Договор и заказ.
  Договор из шаблона, спецификация, заказ поставщику, контроль отгрузки и приёмки, закрывающие документы.
• Аналитика закупочной функции.
  План-факт бюджета, срок закупочного цикла, экономия по процедурам, рейтинг поставщиков, загрузка закупщиков.

Арифметика, которую на рынке не показывают. Лицензия SRM у вендора с открытым прайсом — от 2 625 ₽ за пользователя в месяц без НДС. При сорока закупщиках это порядка 1,26 млн ₽ в год, каждый год. Заказная система за 900 000 ₽ окупается меньше чем за год и дальше платы за пользователей не требует. Если закупщиков пятеро — считать надо ровно наоборот, и мы это скажем.

Учётный контур рядом: если закупки нужно связать с производством и складом, смотрите ERP-системы, а движение товара после поставки — это SCM.

Способы закупки из вашего положения, пороги, обязательные сроки размещения, выгрузка сведений в ЕИС и публикация в установленные сроки — всё это настраивается под уже принятый у вас документ. Само положение о закупке и юридическую позицию по нему готовит ваша закупочная и юридическая служба. Это не наша зона, и мы её не имитируем: мы настраиваем систему под то, что вы приняли.

• Учётная система.
  1С (УТ, ERP, КА, УНФ), другая ERP или ваша самописная: договоры, заказы, поступления и взаиморасчёты не заводятся повторно руками.
• Электронные торговые площадки.
  Обмен с Росэлторгом, B2B-Center, ТЭК-Торгом, Сбербанк-АСТ и другими площадками, у которых есть API.
• ЕИС.
  Публикация сведений о закупках для тех, кто работает по 223-ФЗ.
• Бюджетирование и казначейство.
  Проверка лимитов до согласования заявки, а не после оплаты счёта.

Сопровождение и развитие после запуска — от 45 000 ₽/мес с фиксированным пакетом часов. Рынок предлагает «безлимитное обслуживание» за 380 000 ₽/мес, состав которого нигде не описан.

На цену влияют: число закупочных процессов и способов закупки, нужен ли портал поставщика, количество интеграций, объём переноса истории и справочников, требования 223-ФЗ.

Почему дешевле рынка. Проекты, по которым рынок публикует цифры, стоят 1,6–2 млн ₽. Код системы — интерфейсы, маршруты согласования, обмен с учётной системой, отчёты — мы пишем с ИИ примерно вчетверо быстрее, и эта экономия заложена в цену. Обследование закупочного процесса, приведение в порядок номенклатуры, обучение закупщиков и онбординг поставщиков ИИ не ускоряет: эти работы считаются по обычной ставке.

1. Обследование — 2–4 недели.
   Разбираем, как закупки идут сейчас: заявки, маршруты, способы закупки, кто принимает решения. Итог — схема процесса «как есть», список разрывов и смета.
2. Пилот на одном процессе — 4 недели.
   Берём один процесс целиком и доводим до рабочего состояния на ваших данных, по фиксированной цене и сроку.
3. Развёртывание остальных процессов.
   Остальные способы закупки, портал поставщика, интеграции с учётной системой, площадками и ЕИС.
4. Онбординг поставщиков.
   Заводим существующих контрагентов в портал: аккредитация, инструкции, поддержка на их стороне в первые недели. Этот этап рынок обходит молчанием, а он определяет, заработает система или нет.
5. Запуск и сопровождение.
   Обучение закупщиков, перевод процессов в промышленную работу, дальше — развитие по пакету часов.

Подробнее о том, как устроена работа, — на странице этапов реализации.

Скажем прямо: «снижение затрат на 20–30%» мы не обещаем. Такие цифры декларируют почти все на рынке, но проверить их на вашем бюджете до проекта нельзя. Экономия появляется там, где закупщики начинают сравнивать предложения и соблюдать маршрут, — это управленческое решение, а не эффект установки софта.